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この帳簿の整理整頓編は一番といっていいほど重要です。
良い帳簿や良い決算ができるかどうかはこの帳簿整理の占める割合が高いのです。

私は領収書等の整理はファイリングにはじまってファイリングに終るとよく言います。
4Cなど整理整頓はどこの会社でも言われてます。やはり、ここが基本なのです。
ここでは、帳簿の整理の中の領収書や請求書の整理を中心にお話しします。


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領収書の整理と保存

領収書の保存の方法はつぎのようなやり方があります
1.領収書保存帳に貼る方法(スクラップブックなど)
領収書の保存としてよく使われていて、領収書の紛失も少なく整理保存にも良いです。
貼るときには下からはっていく。上から貼ると貼りづらい。 
2.パンチで穴をあけて綴り紐でつづる方法
こちらもよく使われている。ちなみに幣社自身はこのやり方です。
3.領収書のカドを揃えて大ホチキスでとめる方法
領収書の整理としては簡単である。
4.振替伝票、入出金伝票にホチキス等で留める方法
仕訳確認や決済を受ける場合にはよいでしょう。
5.月別に袋に入れる方法
一番簡単だが、整理とはいえない。
6.ファイルバインダーを使って整理する(お薦め)
決算が終るまで、すぐに見たいときに見れないといけないので、こちらの方法がよい。現金支出領収書用ファイル、預金関係の振込・引落とし用ファイルに分けるのがよいと思います。
伝票記入処理またはPC入力してからファイルに入れる方が多いが、領収書を先にファイルしてから、入力済とゴム印を押したり、○入とか、入力済みであることがわかるようにしておくとダブルこともないでしょう。
とにかく、最初に適正に分類したファイルに整理する。

入力してからでは、忙しいときはたまりやすいし、紛失しやすいからであります。どこにやったかわからなくなると、探す手間は大変です。
PCのフォルダ管理と同様であります。メーカーの部品管理、工具の整理整頓と同じで、整理整頓は普段からするのがよいでしょう。
そういう小生は言うは易く、行なうは難しですが。


納品書・請求書の整理の一例

1.売上の納品書・請求書
こちらも、ファイルバインダー管理が必要です。バインダーにインデックスをつけて、得意先別にするとよいでしょう。何月何日に入金済みのゴム印等を押しますとあとで確認ができますのでもっとよいでしょう。
量が少ない場合は月別でもよいと思います。
ゴム印でなくても手書きにてわかるように記載してもいいでしょう。
2.仕入の請求書など
同じく、 ファイルバインダー、相手先別にするとよいでしょう。やはり、何月何日に支払済み印等を押すなどするとよいでしょう。
また定時払い一覧表などを作成している場合などその下に請求書等をとじておくなどの方法もよいでしょうし、支払いの経緯などわかれば別の方法でもよいでしょう。
こちらも量により月別でもよいでしょう。
3.経費の請求書
ファイルバインダーに閉じておくなど。


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2004/08/18更新